仕事

在宅ワークの事務に必須!チャットワークの伝わるコミュニケーション術

在宅ワーク事務チャットワーク-min

文章でのやり取りばかりでなかなか伝わらない。
口頭ならすぐ伝わるのに・・・
チャットワークよくわかんなーい!

これから在宅ワークを始める人。
すでに在宅ワークをしている人。

どちらの方も一度は悩むことではないでしょうか?

私も、在宅ワークを始めたころに自分の言いたいことがうまく伝わらなくて悩みました。

  • 質問したことに対しての答えとちょっとずれた回答をされて困惑した。
  • そんなつもりはなかったのに、相手を不快にさせてしまった。
  • 相手の意図が読み取れなくて、間違ったことをしてしまった。

これらすべてチャットワーク上での私がした失敗です。

コールセンター経験が10年近くあるので、
コミュニケーションについては自信がありました。

Korin
Korin
でも・・・文章のみのやり取りについてはダメダメでした(笑)

この記事では、私の失敗をもとについやりがちな失敗とその対策をまとめています。

文章でのやりとりに100%自信がある人にとっては、
なぁんだそんなこと、な内容ですのでご遠慮ください^^

少しでも自信がない人にとっては、未来の失敗を防ぐことができますよ!

この記事で分かること
  • チャットワークでのコミュニケーションルール
  • 欲しい答えがちゃんとくるチャットワーク質問方法
  • 伝えたいことがちゃんと伝わる方法

在宅ワークで事務をするなら知っておきたいチャットワーク

仕事のコミュニケーションツールとしてよく利用されるチャットワーク。

Korin
Korin
ただメッセージを送るだけになっていませんか?

チャットワークのたくさんある機能のうち、
これさえ知っていれば、チャットワークできる人になれる機能をピックアップしました。

その機能を使う理由やマナーも一緒に覚えましょう!

宛先指定(To指定)

まずは宛先指定のやり方から。

「TO」をクリックして、メッセージを送りたい相手を選ぶだけ。
在宅ワーク事務

宛先を指定してメッセージを送ると、相手側は背景色が変わるので自分宛だってことがわかりやすい♪
在宅ワーク 事務

メッセージを送信するときに、宛先を指定しない人が意外といます。

宛先を指定しないと、こんなデメリットがあります。

  1. 相手にメッセージを気づいてもらえない
  2. 気づいてもらえないから話が進まない
  3. 話が進まないから仕事が進まない

つまり、仕事にならんのです!

ということで、宛先指定はしないこと自体がマナー違反と覚えましょう。

Korin
Korin
でもさ、ダイレクトチャット(個別チャット)ならいいんじゃないの?

そうですよね、個別チャットであれば誰宛かは一目瞭然です。
でも私は個別チャットでも宛先指定しています。

なぜなら、「TOがあるチャット」で絞り込む機能があるから。

相手が使っているかどうかはわかりません。
でも機能としてあるなら使っているかもしれません。

私は、「TOがあるチャット」のメッセージを優先的に確認するようにしています。
むしろTOがないチャットは気づきにくいので、後回しになりがちです。

相手が同じかもしれないと予想して、個別チャットでも宛先指定をしています。

Korin
Korin
グループチャットでの宛先指定は絶対!
個別チャットもできる限り宛先入れた方がよいよ!

返信

相手からメッセージが来て、返信するときのやり方も簡単です。

相手のメッセージの返信をクリック。
メッセージを送るだけ。
在宅ワーク 事務

宛先指定したときと同じように、相手側は背景色が変わります。
在宅ワーク 事務

さらに「Re」をクリックすると、元のメッセージもわかるので、なんのことだっけ?ってならずにすみます。
在宅ワーク 事務

この方法で返信しないとどうなるでしょう。

  1. 返信マークも宛先指定もなければ、気づかれない
  2. 返信ではなく宛先指定だと、元のメッセージなに?ってなる。
  3. どっちみち、相手をイラっとさせる

そう、相手に嫌がられて仕事がしづらくなります!

スムーズなコミュニケーションのためにも、返信機能を使うことはマナーだと覚えましょう。

Korin
Korin
話の流れでわかるだろ・・・と思っても返信機能を使いましょうね。
わかるのは自分だけ、かもしれませんよ

引用

まずは引用のやり方から。

引用したい文章をドラッグし、「メッセージに引用」をクリック。
在宅ワーク 事務

メッセージの作成画面に表示されるので、宛先とかメッセージを添えて送信。
在宅ワーク 事務

こんな感じで送信されます。
在宅ワーク 事務

返信機能を使えば、だいたい話は通じます。

でも引用を使わないことで、こんなデメリットがあります。

  1. このことでいいんだよね?と相手を不安にさせる
  2. 日が経過したメッセージだと思い出せず相手を不安にさせる
  3. 不安になるので、相手がイラっとする

つまりコミュニケーションがとりづらいので、仕事がスムーズに行かなくなります!

余計なやり取りが発生するのは、お互いのためになりません。

Korin
Korin
ぱっと見てわかりづらいメッセージのときは、分かりやすくするために引用を活用しよう!

文字囲み

チャットワークは文字の色を変えたり、太字にするなどの文字装飾ができません。

Korin
Korin
重要なことを強調したい場合、どうすればよいの?

そんな時に使いたいのが文字囲みです。

在宅ワーク 事務

こんな感じで強調したい部分を枠で囲むことで、目を引きますよね。

方法は簡単です。
強調したい文章の前後に[info][/info]を入力するだけ。
在宅ワーク 事務

Korin
Korin
自分が強調したい部分を文字囲みをするというより、
相手に一番伝えたい部分に使うのが効果的だよ。

区切り線

文字囲みよりは少し強調度合いは低くなりますが、区切り線もよく使います。

こんな感じで文章と文章を区切る線を付けることができます。
在宅ワーク 事務

やり方は簡単。
区切りたい文章と文章の間に、[hr]を入力するだけ。
在宅ワーク 事務

Korin
Korin
ここからは話が変わりますよ。
ここから先は引用ですよ。
などなど。

区切り線があった方が話が分かりやすい面のみ使いましょう。
使いすぎると逆にわかりづらくなるので注意。

1時間仕事を短縮するための伝わる文章術

チャットワークの機能を使いこなしても、伝わらない人もいます。

かつての私です(笑)

Korin
Korin
ちゃんと伝えてるのに、理解できないとか頭悪いの?
質問してるのに答えがよくわかない、なんなの?

伝わらないのは、私のせいじゃないと本気で思っていました。

わかりやすいように、細かく説明し、
引用使ったり、大事なところは枠で囲ったり。

ここまでしても伝わらないってとうゆうこと?
って思ってました。

そう、お気づきだとは思いますが、
チャットワークの機能を知っているだけじゃ、
相手に伝わらないこともあるんです。

1時間短縮できるかどうかはわかりません(おいっ)

でも知らないと無駄なやり取りをして、無駄な時間を使うことは間違いないでしょう。

ひとまず以下の5つだけでも押さえておけば、
無駄な時間を使うことはなくなりますよ。

  • 質問するときはできる限り選択式にする
  • 質問するときは、状況説明は明確に!
  • 質問は1回につき1~2個までを目安に
  • とにかく先に結論をいう
  • 結局、箇条書きが最強
Korin
Korin
それではひとつずつみていきましょう!

質問するときはできる限り選択式にする

なにか聞きたいことがあるときに、こんな質問をしていませんか?

  • 〇〇をするにはどうすればよいですか?
  • 〇〇には何が必要ですか?

私もよくやってしまったやつ。
相手を困らせる、困ったちゃんな質問です。

なにが困ったちゃんなのか。
もう少しわかりやすい例でお話してみましょう。

Korin
Korin
カレーが食べたいのですが、どうすればよいですか?

こんな質問されたら、あなたはなんて答えますか?

  • カレーの作り方を教える。
  • レトルトカレーを買ってきてあげる。
  • カレーがおいしいお店を教えてあげる。

相手が何を求めているかわからないと、答えがバラバラですよね。

これが仕事の話となると、どうなるでしょう。
あなたが聞きたいことを回答してもらえず、
仕事が進まない、もしくはミスにつながる可能性さえあります。

では、どうすればよいか。
質問を選択式にすることで、あなたの伝えたいことがわかりやすくなります!

カレーが食べたいんですが、どうすればよいですか?

カレーが食べたいと思っています。
以下のうちどちらがよいでしょうか?
(1)自炊する
(2)レトルトカレーを買う

これなら、答えやすいですよね。

Korin
Korin
質問するときは、
AorBなど選択式にできないか考えてみましょう。

質問するときは、状況説明は明確に!

選択式にするだけでは足りない場合もあります。

先ほどのカレーの質問。
いつ・だれと・どこで食べるのかによって回答変わりますよね。

1人で食べるならレトルトの方が気軽に食べれます。
でも家族4人とかもっと大人数なら作った方がコスパはよいですよね。

また家で食べるとは限りません。
自宅なら自炊かレトルトか選べますが、
もし会社で食べるなら普通は会社ではカレーは作れませんよね。

このように、状況によっては回答が分かれてしまいます。

質問するときは、どんな状況なのかを明確にしましょう。

今晩、私の家で彼氏とカレーを食べようと思ってます。
料理は得意ではないのですが、どれがおすすめですか?
(1)スパイスから作るこだわりカレー
(2)カレールーで簡単に作る
(3)出前をとる
(4)高級なレトルトカレー

自分で考えろって感じですが(笑)

とりあえず回答はしやすい質問になるのではないでしょうか。

相手に状況が伝わらない質問は、回答もあいまいだったり見当違いなものになりがちです。

Korin
Korin
5W2Hを意識して、回答するために足りない情報がないか確認しましょう。

質問は1回につき1~2個までを目安に

確認したいことが多くあり、気づいたら疑問形の語尾が連続していることありませんか?

今日のランチミーティングですが、何時に待ち合わせしますか?
それからどこで待ち合わせますでしょうか?
お帰りは何時ごろの予定でしょうか?

これは極端な例ですが、ちょっと威圧感がありますよね。

送信しようとしているメッセージの語尾が
疑問形になっている文章が多いと相手に負担をかけることを覚えておきましょう。

Korin
Korin
じゃあ、何回かにわけて質問すればよいんじゃない?

いえ、そんなことしなくても質問の仕方を変えるだけで疑問形が1つにすることができます。

先ほどの例でいうと、聞きたいことは3つ。

  1. 待ち合わせ時間
  2. 待ち合わせ場所
  3. 帰りの時間

これを疑問形を1つで聞くにはこんな感じでいかがでしょう。

今回のランチミーティングの件で確認したいことが3つあります。
お手すきの際にご回答いただけますでしょうか?
(1)待ち合わせ時間
(2)待ち合わせ場所
(3)お帰りの時間

当日は楽しみにしております。
よろしくお願いします。

こうすると、疑問形は1つで済みますね。
でもこれでもよいのですが、さらに気を利かせるとしたら、
これに質問の選択式を加えてみましょう。

今回のランチミーティングの件ですが、
以下で予定させていただいてもよろしいでしょうか?

待ち合わせ時間:11:50
待ち合わせ場所:〇〇レストラン(お店のURL)
予定時間:12:00~13:30

もしご都合が悪い部分がございましたらご連絡ください。
当日は楽しみにしております。
よろしくお願いします。

一見、選択式に見えないかもしれませんね。
でも提示した内容で「よいのか悪いのか」を選択できるので、
やはり回答しやすい質問となります。

Korin
Korin
疑問形が続いている場合は、聞きたい内容をまとめられないかを考えてみよう!

とにかく先に結論をいう

特に何か説明・報告したいときは必ず先に結論を言いましょう。

だらだらと説明して、結論が最後だと読んでいる相手にストレスを感じさせます。

例えば、ミステリー小説は犯人が誰なのか、どんなトリックを使ったのか、
結論がわからないからこそ、楽しいですよね。

でもあなたの報告はミステリー小説ではありません。
相手をドキドキ、ワクワクさせる必要なんてないんです。

例えばこんな報告されたどう思いますか?

お疲れ様です。
本日B社の〇〇さんと打ち合わせをしました。
△△について以下を提案しました。
(1)~案
(2)~案
(3)~案

最初は(1)の案がよいとのことでしたが、予算の関係で難しいそうです。
(2)は工数がかかりすぎるとのことで難しいそうです。
とりあえず費用面では(3)の案が理想だそうです。

(3)で進めることになりましたので、
進捗については随時報告いたします。

よろしくお願いいたします。

お疲れ様です。
本日、B社の〇〇さんと△△について3つの案を提案いたしました。

結果:以下の(3)の案で進めることになりました。

(1)~案
 ⇒予算の面で難しい。
(2)~案
 ⇒工数の面で難しい。
(3)~案
 ⇒費用面で最適。

(3)で進めることになりましたので、
進捗については随時報告いたします。

よろしくお願いいたします。

さて、どちらが結果がわかりやすいでしょうか?

結論としては、「(3)で進めることになった」ということです。
どちらもよく読めばこの結論にたどり着くことができますよね。

でも、相手が忙しく流し読みしかできないこともあります。
あなたの報告を一字一句、じっくり読んでもらえるとは限りません。

流し読みでも結論がわかる記載をすることが重要です。

そのためには、先に結論を書く。
こうすることで、相手に伝わる可能性がぐっと上がりますよ。

Korin
Korin
相手に伝えたいこと(結論)を最初に伝えましょう。

結局、箇条書きが最強

相手に「伝える」のではなく、相手に「伝わる」文章に絶対に必要なのが箇条書きです。

早速見てみましょう。

私は、から揚げと焼き肉とお寿司とチーズケーキとりんごが好きです。

私の好きな食べ物は以下の5つです。

  • から揚げ
  • 焼き肉
  • お寿司
  • チーズケーキ
  • りんご

どちらが見やすいかは一目りょう然ですよね。

人は文章を流し読みしやすいです。
ワクワクドキドキする小説や好きな人からのラブレターであれば
一字一句逃さずに読むかもしれません。

でも、連絡事項や報告内容を一字一句逃さず読んでくれる人なんて、なかなかいません。

重要なことを、ぱっと見で伝わるためには、箇条書きにしましょう。

箇条書きにすることで、実は自分が伝えたいこともまとめやすくなります。
さらに箇条書きの前に、箇条書きの個数を伝えるとよりわかりやすくなります。

先ほどの文章で言うと「私の好きな食べ物は以下の5つです。」
この部分ですね。

あぁこの人は好きな食べ物が5つあるんだなと、すぐに理解することができます。

それと同じように、例えば報告したいことが3つあるなら、
「ご報告事項が3点ございます」のように前置きすることで読む人の頭の整理がしやすくなります。

Korin
Korin
頭の整理がしやすい=伝わりやすい

あなたが文章を書くときに、自分の頭の整理をするためにもまずは箇条書きにしてみましょう。
あなたの頭の整理ができるということは、相手の頭の整理もしやすくなりますよ。

在宅ワークの事務に必要な伝わるコミュニケーション術|まとめ

在宅ワークはほぼ文章でのやり取りになります。
仕事をスムーズに行うためにも、以下についてしっかり活用できるようにしましょう。

  1. チャットワークの機能を活用しよう
  2. 質問するときはなるべく選択式に。
  3. 質問は1つのメッセージに2つまで!
  4. 結論は先にいう
  5. なるべく箇条書きにする。

これらのことに気をつけるだけで、文章でのコミュニケーション力は格段にアップします。

いくらあなたのスキルや経験が素晴らしいものでも、コミュニケーション力が低いと、評価も同じく低くなりがちです。

特に在宅ワークの事務仕事は、成果が見えにくいのでコミュニケーション力の良し悪しで評価が左右されるケースが多いです。

文章コミュニケーション力を伸ばして、あなたのスキルを最大限に活かし、より良い仕事、より良い報酬を手にいれましょう。

最後までお読みいただきありがとうございました!

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Korin
未婚シングルマザー歴4年の娘溺愛なアラフォーママです。在宅ワークで生計を立てつつ、シンママブロガーとして、シングルマザーならではの情報を、経験を元に発信してます♪
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